Текущий год ознаменован новым этапом развития электронного документооборота в России, наступившим в рамках последовательно реализуемой стратегии полного перехода ФНС к электронному документообороту при взаимодействии с бизнесом.
Отменяются привычные форматы представления первичных документов в электронной форме, изменяется порядок приема налоговыми органами обращений, вводится СПОТ — система подтверждения ожидания товаров, а с осени осуществляется переход к обязательному оформлению транспортных накладных в электронном виде.
Для предпринимателей, бухгалтеров и финансовых директоров эти изменения означают необходимость перестроить внутренние процессы в ближайшее время. В данной статье разберём ключевые нововведения и дадим практические рекомендации в части адаптации к наступившим и предстоящим изменениям.
УПД вместо товарной накладной и актов
С 2026 года прекратили действие приказы Федеральной налоговой службы, которые в течение пости десятилетия регламентировали электронные форматы актов выполненных работ и оказанных услуг, а также товарной накладной (ТОРГ-12).
Теперь с учетом принятых изменений в целях исполнения хозяйствующими субъектами обязанностей, касающихся документального подтверждения отгрузок, выполнения работ и оказания услуг стал использоваться универсальный передаточный документ версии 5.03.
Вместе с тем важно понимать, что ранее возникшая паника, когда многие восприняли переход к электронным УПД как полный запрет использования актов и товарных накладных, оказалась преждевременной.
ФНС в своих разъяснениях отдельно подчеркнула, что и после вступления в силу данных изменений допускается составление неформализованных первичных документов, таким как pdf, dos, jpg, а также в бумажном виде. Более того, разрешается и комбинированный подход: например, акты могут выставляться в бумажной форме, а счета‑фактуры — в электронной форме.
Обновленный порядок направления обращений
Уже в прошлом году ФНС заявляла о начале поэтапной модернизации системы взаимодействия с налогоплательщиками и постепенном прекращении приема писем, отправленных посредством ТКС через операторов ЭДО, ввиду несоответствия форматов направления обращений указанным способом современным стандартам цифровизации.
Так, в течение нескольких месяцев ФНС России реализовывала намеченный план:
- сначала максимальный размер «транспортного контейнера» для вложений был сокращен с 5 Мбайт до 1 Мбайт;
- затем прием писем с неформализованными вложениями был полностью прекращен;
- в заключении ФНС полностью прекратила прием обращений, которые были отправлены посредством ТКС через операторов ЭДО без установленного формата.
Сейчас после всех изменений для связи с налоговой налогоплательщикам предлагается использовать современные электронные сервисы: информационную систему «Платформа обратной связи», личные кабинеты налогоплательщика, а также иные обновленные онлайн‑инструменты.
Изменения хоть и носят преимущественно технический характер, но, как заявляется, создают единую точку входа и повышают прозрачность контроля сроков и этапов их рассмотрения.
Электронные транспортные накладные: новые правила с 1 сентября
Одним из наиболее масштабных изменений второго полугодия можно смело назвать обязательный переход к использованию электронных транспортных накладных (ЭТрН). В скором времени на участников грузоперевозок возложат обязанность по оформлению транспортных накладных исключительно в электронном виде.
Не стоит также забывать, что переход к цифровому оформлению коснулся не только транспортной накладной, но и других документов:
- заказы и заявки на перевозку грузов;
- экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская или складская расписки;
- железнодорожные и грузовые накладные, составляемые при авиаперевозках.
Обмен ЭТрН осуществляется через аккредитованных операторов информационной системы электронных перевозочных документов, с которыми необходимо согласовать дальнейшее сотрудничество. Ознакомиться с перечнем аккредитованных операторов ИС ЭПД можно в соответствующем разделе сайта Минтранса России. Выбор подходящего оператора играет ключевую роль, так как именно через выбранного оператора будет проходить весь обмен электронными транспортными документами. В настоящий момент в перечень включено более 10 специализированных компаний.
Для налоговых органов ФНС интеграция электронных перевозочных документов с системой АСК НДС-3 создаёт мощный инструмент налогового контроля и выявления фиктивных операций, поскольку цепочка движения при импорте становится полностью прозрачной.
СПОТ: система подтверждения ожидания товаров
Отдельный вектор развития электронного документооборота связан с запуском национальной системы подтверждения ожидания поставки товаров (СПОТ). Ее ключевая задача заключается в борьбе с неуплатой налогов при ввозе товаров из стран ЕАЭС автомобильным транспортом.
Процесс запуска СПОТ был существенно ускорен, систему планируется полностью внедрить уже с 1 июня без переходного периода, который предполагался ранее.
Суть механизма СПОТ состоит в том, что импортер или посредник будет обязан не позднее чем за два дня до планируемого пересечения границы подавать в систему электронный документ о предстоящей поставке, в котором указываются данные об участниках сделки, характеристиках поставки, транспортном средстве, дате ввоза и т.д.
После проверки сведений и внесения обеспечительного платежа — предварительного платежа, гарантирующего уплату ввозного НДС и акцизов — система в течение небольшого промежутка времени формирует уникальный QR-код, который передаётся перевозчику и предъявляется при перевозке через границу.
Введение СПОТ призвано устранить «серые» схемы импорта товаров в целях реализации плана по обелению экономики. Например, ранее значительная часть недобросовестных импортёров осуществляла поставки в адрес фирм-однодневок без представления заявлений о ввозе, не уплачивая НДС и акцизы. По прогнозам ФНС, эффект от внедрения данной системы может составить до 0,4 % ВВП ежегодно.
Практический чек-лист для бизнеса
Чтобы адаптироваться к уже наступившим и предстоящим изменениям без существенных проблем предпринимателям целесообразно:
- согласовать с контрагентами порядок использования электронных УПД, если ранее использовались формализованные товарные накладные и акты;
- организовать соответствующее обучение персонала в рамках ознакомления сотрудников с особенностями использования электронных транспортных накладных и системы подтверждения ожидания товаров;
- обеспечить техническую готовность к применению электронных перевозочных документов, подключившись к аккредитованному оператору ИС ЭПД и предоставив доступ к системе сотрудникам;
- запустить пилотный обмен электронными перевозочными документами с несколькими контрагентами задолго до критических дат в целях устранения технических проблем;
- принять участие в тестировании СПОТ в целях отработки порядка подачи документов о предстоящей поставке, передачи QR-кодов и оценки финансовой нагрузки по обеспечительным платежам.
Переход ФНС на полноценный и повсеместный электронный документооборот, как показывает практика, представляет собой системную трансформацию, постоянно набирающую темп. В то же время бизнес, инвестирующий в цифровизацию документооборота сегодня, получает снижение операционных издержек, а также существенное уменьшение налоговых рисков.
