Когда нужно проводить?

Если вы замечаете тревожные сигналы, в том числе:

Снижение рентабельности — рост себестоимости продукции при неизменной цене продажи. Пример: процесс закупки сырья занимает слишком много времени, что приводит к задержкам производства и увеличению затрат на хранение. Последствия: падение прибыли, потеря доли рынка.
Увеличение сроков выполнения задач — задержки в производственном цикле или обслуживании клиентов. Пример: согласование договоров проходит через слишком большое количество лиц, бумажный документооборот, что замедляет заключение сделок. Последствия: упущенные возможности, недовольство клиентов.
Падение спроса на продукцию, работы, услуги — общее снижение качества. Пример: отсутствие четких инструкций в процессе сборки приводит к производственному браку. Последствия: дополнительные расходы на переделку, негативное влияние на репутацию.
Ухудшение обслуживания — медленное реагирование, ошибки персонала, плохое состояние товаров. Пример: прием и обработка жалоб не автоматизированы, что приводит к долгому ожиданию ответа и отсутствию адекватной компенсации. Последствия: отток клиентов, негативные отзывы.
Сложности в управлении и контроле — «ручное» управление, данные о совершенных операциях недоступны или непрозрачны. Пример: невозможно отследить статус выполнения заказа в реальном времени. Последствия: снижение управляемости, трудности в принятии решений.
Неэффективное использование ресурсов — избыточные запасы, простаивающее оборудование, неоптимальная загрузка персонала. Пример: при управлении запасами не учитывается сезонность спроса, что приводит к регулярному избытку или дефициту товаров. Последствия: замороженные оборотные средства, упущенная выгода.

Оптимизация рабочих процессов необходима и перед серьезными преобразованиями в бизнесе. Текущие схемы не будут соответствовать новой организационной структуре, условиям, технологиям и продуктам, увеличенному штату персонала. В итоге без дополнительных мер расширение само по себе не сможет привести к росту производительности или появлению конкурентных преимуществ.

Пошаговый порядок действий при оптимизации бизнес-процессов

Диагностика

Предварительная. Первичный анализ фактического состояния бизнес-процессов.
Детальная. Глубокое исследование каждой операции, сбор данных, интервьюирование сотрудников.
Моделирование текущих схем. Текстовое описание или визуализация с помощью графических средств.
Поиск проблемных участков. Выявление потерь времени, ресурсов и причин потенциальных ошибок.

Разработка

Формулирование конкретных решений для улучшения каждого высокорискованного участка.
Описание схем бизнес-процессов, которые отражают предлагаемые изменения.

Регламентация

Документирование новых связей и последовательностей.
Утверждение ответственных, сроков и стандартов выполнения.

Внедрение

Помощь специалистов в реализации предложенных решений.
Обучение персонала.
Разработка системы ключевых показателей.

Мониторинг и контроль

Отслеживание результатов внедренных изменений.
Пересмотр и доработка процессов для поддержания целевого уровня эффективности.

Почему важна диагностика?

Это первый и обязательный этап оптимизации. Позволяет точно и объективно оценить состояние дел в компании. Специалисты должны знать, какие именно процессы построены неправильно, где теряются время и деньги, что является причиной проблем. Без качественного анализа (диагностики) ситуации любые изменения могут оказаться напрасными, поверхностными или даже вредными.

Принципы разработки схем

Наглядность. Схемы должны быть легкочитаемыми и понятными для всех участников и заинтересованных лиц.

Стандартизация. Используются общепринятые нотации — системы условных обозначений (например, BPMN — Business Process Model and Notation). Это обеспечивает единообразие и совместимость представленной информации, основу для автоматизации процессов.

Полнота. В схеме нужно отразить все ключевые действия, участников, входы и выходы процесса, ресурсы и решения.

Точность. Показывается актуальный и логичный порядок выполнения операций с установленным уровнем детализации.

Гибкость. Допускается оперативное внесение изменений, когда в этом появляется необходимость.

Зачем проводится регламентация бизнес-процессов?

Подробное описание и закрепление правил, ролей и ответственности в официальных документах систематизируют и оптимизируют работу команды, бизнеса. Унифицированные требования предполагают, что любая операция будет проведена по единому алгоритму, независимо от исполнителя. Утвержденные инструкции позволяют работникам действовать самостоятельно и без рисков, не тратя время на консультации со старшими коллегами и сомнения.
Благодаря регламентации руководство без проблем контролирует работу подчиненных и всего предприятия. Новые сотрудники быстро обучаются и входят в курс дела, а уже имеющиеся легко адаптируются к изменениям. Даже неожиданные увольнения или болезни не нарушают функционирование всей системы. Знания и опыт фиксируются в документах, а не только в головах отдельных людей. Кроме того, стандартизированные процессы проще поддаются автоматизации.

Ключевые показатели для оценки бизнес-процессов

Как понять, что имеющиеся схемы действительно уже не отвечают задачам бизнеса и пора принимать меры? И принесла ли ожидаемый результат разработка усовершенствованных версий? Для этого специалисты рассчитывают и сравнивают несколько параметров до и после оптимизации:

Время цикла (Cycle Time, CT). Общее время, которое требуется на выполнение процесса от начала до конца. Пример: если обработка заказа от момента получения до отгрузки товара занимает 3 дня, то CT = 3 дня.
Стоимость процесса (Process Cost, PC). Суммарные затраты, связанные с выполнением процесса (прямые и накладные расходы). Пример: если на обработку одного заказа уходит 500 рублей (труд, материалы, аренда склада), то PC = 500 рублей.
Уровень ошибок (Error Rate, ER). Доля бракованной продукции или некорректно проведенных операций в общем количестве операций. Пример: если из 1000 собранных изделий 20 имеют дефекты, то ER = (20 / 1000) * 100 % = 2 %.
Удовлетворенность клиентов (Customer Satisfaction, CSAT). Оценка потребителями качества полученной услуги или продукта. Пример: если из 100 опрошенных клиентов 80 поставили оценку «хорошо» или «отлично», то CSAT = 80 %.
Производительность (Productivity, P). Объем выпущенной продукции за единицу времени или в расчете на одного сотрудника. Пример: если за 8 часов работы произведено 200 штук, то P = 200 ед. / 8 ч = 25 единиц в час.

Обязательно определяется и общая финансовая отдача от оптимизации каждой операции (Process ROI). Если после внедрения изменений в процесс удалось сэкономить 100 000 рублей в год при затратах на консалтинг в 50 000 рублей, то Process ROI = ((100 000 – 50 000) / 50 000) * 100 % = 100 %.

Эти ключевые показатели позволяют количественно измерить эффект от рекомендованных улучшений. А также оценить качество выполнения задач, которые поставил заказчик, и профессиональный уровень специалистов.

Ожидаемые результаты оптимизации

Прозрачная система управления. Руководство лучше понимает, как функционирует компания, где возникают проблемы, какие есть возможности для совершенствования и развития.

Предсказуемость и стабильность. Однозначно прописанные процессы снижают вероятность ошибок из-за двоякой трактовки или усложненных инструкций.

Рост производительности. Сотрудники, которые работают по оптимизированным схемам, могут выполнять больше задач за то же время. Понятные и долгосрочные требования повышают уверенность и мотивацию.

Экономия ресурсов. Отлаженные схемы требуют меньше времени, денег и усилий. Устраняются лишние шаги, дублирующиеся функции, удается рациональнее использовать рабочее время персонала.

Повышение уровня сервиса. Запросы обрабатываются оперативно и без ошибок, предлагаются персонализированные решения и услуги, появляется база постоянных клиентов и клиентов, которые пришли по рекомендации.

Кому подходит услуга?

Оптимизация бизнес-процессов принесет реальную пользу любой организации, независимо от размера, организационной структуры и отрасли.

Малый и средний бизнес

Небольшие компании стремятся к росту, но сталкиваются с нехваткой ресурсов и поэтому нуждаются в максимально грамотном использовании имеющихся возможностей.

Крупный бизнес, государственные организации

Даже гиганты рынка, отраслевые органы власти с большой сетью подведомственных учреждений могут иметь сложные, многоуровневые, но устаревшие или неэффективные схемы организации процессов. Без оптимизации они серьезно тормозят развитие и в итоге могут привести к кризису, нехватке ресурсов.

Стартапы

Правильное выстраивание процессов с самого начала закладывает основу для будущего роста и предотвращает многие проблемы.

Оптимизация понадобится активно растущим компаниям с масштабными целями и проектами, холдинговыми государственным структурам с разветвленной сетью связанных организаций. Стабильный бизнес ищет внутренние резервы для повышения рентабельности, сокращения издержек. Организациям, которые планируют автоматизацию процессов, тоже нужно предварительно разработать четкие схемы и инструкции по каждому из них.

Экспертная помощь позволит предприятиям в производстве, торговле, услугах, ИТ и других сферах наладить эффективную работу и реализовать свой потенциал. Всегда есть процессы, которые можно улучшить. Заказывайте диагностику и оптимизацию бизнес-процессов в «МКПЦН-Консультант», и за дело возьмутся бизнес-аналитики, опытные специалисты в управленческом и финансовом учете. Они изучат деятельность вашей организации и предложат принципиально новые, перспективные правила работы.

Мы гарантируем высокий уровень качества работ

Профессионализм

У нас в штате только высококвалифицированные специалисты, работающие на постоянной основе, имеющие большой практический опыт работы в соответствующей сфере деятельности и качественное образование

Безопасность

Профессиональная ответственность нашей компании застрахована на сумму 100 млн рублей

Конфиденциальность

Мы гарантируем полную конфиденциальность информации, переданной нашим сотрудникам в ходе выполнения должностных обязанностей