В современных условиях эффективное управление налоговой нагрузкой требует не только соблюдения буквы закона, но и строгого следования процедуре документального подтверждения расходов. Недавнее постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 01.09.2025 по делу № А202989/2024 подчеркивает важность этого принципа, демонстрируя, как недостаточность доказательной базы может привести к негативным последствиям для налогоплательщика.
Суть спора заключалась в том, что налоговый орган выявил факт включения в вычеты по НДС и в расходы, уменьшающие доходы по налогу на прибыль организаций, сумм, связанных с приобретением и эксплуатацией автомобиля. По мнению налогового органа, эти расходы не соответствовали требованиям статей 171 и 252 НК РФ, поскольку транспортное средство фактически использовалось не в предпринимательской деятельности, а в личных целях учредителя организации. Налоговый орган отметил отсутствие экономической оправданности расходов на приобретение автомобиля, а также искажение организацией фактов хозяйственной жизни, поскольку сделка по приобретению дорогостоящего автомобиля в действительности имела не деловую, а налоговую цель в виде уменьшения налоговой базы и неуплаты (неполной уплаты) суммы налогов по НДС и налога на прибыль.
Налогоплательщик, в свою очередь, представил аргументы в свою защиту. Он указал, что автомобиль применялся в служебных целях, и подтвердил это путевыми листами. Кроме того, были учтены расходы на топливо, техническое обслуживание и амортизацию. Однако, как показал судебный разбор, эти документы не соответствовали установленным требованиям и не могли служить достаточным доказательством целевого использования транспорта.
Суд пришел к выводу, что налогоплательщик не представил документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в хозяйственной деятельности. В частности, не были предоставлены доказательства того, что учредитель действительно использовал автомобиль для ведения переговоров или выполнения служебных задач. Хотя налогоплательщик ссылался на заключенные договоры, они были оформлены по месту нахождения компании и не содержали информации о том, что автомобиль использовался в процессе их заключения.
Кроме того, суд отметил, что путевые листы, представленные налогоплательщиком, содержали существенные пробелы. В них отсутствовали обязательные реквизиты, такие как показания спидометра при выезде и возвращении, пробег в километрах, время выезда и возвращения, а также данные о расходе топлива по норме и фактически. В разделе, где указывается место отправления и возвращения, были проставлены лишь общие наименования населенных пунктов, что не позволяло суду сделать вывод о служебной цели поездок. Важно также отметить, что налогоплательщик не представил локальные акты организации, регулирующие использование служебного автотранспорта. В частности, отсутствовали положение о служебном автотранспорте, трудовые договоры или иные документы, подтверждающие, что учредитель обеспечивается автомобилем в рамках своей профессиональной деятельности, отсутствовали приказы о выдаче автомобиля учредителю, акты передачи автомобиля, а также отчеты или иные подтверждающие документы, которые могли бы служить доказательством его фактического использования в предпринимательской деятельности.
Отсутствие этих документов означает, что налогоплательщик не смог доказать, что приобретение и использование автомобиля было обоснованным и соответствовало требованиям законодательства.
Данное постановление подчеркивает важность соблюдения формальных требований к документированию расходов. В условиях строгого подхода к проверке налоговых деклараций, недостаточно просто утверждать, что транспортное средство используется в служебных целях. Необходимо иметь полный комплект документов, соответствующих требованиям законодательства, и доказательства, подтверждающие их достоверность.
Для владельцев бизнеса и руководителей компаний это постановление является напоминанием о том, что любые расходы, включаемые в налоговую отчетность, должны быть обоснованы и подтверждены документами. Это особенно актуально в случае приобретения и использования автотранспорта, поскольку такие операции часто становятся объектом проверок. Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа демонстрирует, что суды строго подходят к вопросам доказательства целевого использования имущества в предпринимательской деятельности. Отсутствие необходимых документов и несоответствие их требованиям законодательства может привести к отказу в признании расходов и, как следствие, к дополнительным обязательствам перед налоговыми органами.
Для предотвращения подобных ситуаций рекомендуется заранее разрабатывать внутренние регламенты, касающиеся использования служебного автотранспорта, и обеспечивать их строгое соблюдение. Это позволит не только избежать споров с налоговыми органами, но и повысить прозрачность и эффективность финансового управления компании.
